Comment manager et fédérer ses équipes à distance ?

En ce deuxième confinement, les entreprises sont de nouveau obligées d’adapter leur façon de travailler, et dans ce contexte, maintenir la motivation des équipes n’est pas toujours chose aisée. Pour les managers, comme pour les collaborateurs, il s’agit de conserver du lien malgré la distance et de revoir l’organisation globale pour que l’efficacité soit toujours au rendez-vous. 

Comme nous l’indiquait Clément Duport, Président d’Anima Neo, lors du séminaire management organisé par ADN Ouest en octobre dernier, la période de confinement que nous avons vécue au printemps a imposé des adaptations rapides, voire brutales, dans les modes de fonctionnement de nos entreprises. Le télétravail était apparu en premier lieu comme un enjeu technique : trouver en urgence du matériel (ordinateurs portables, tablettes, téléphones) à mettre à disposition des collaborateurs pour assurer la continuité du travail, réfléchir aux moyens de connexion et aux outils de partage à mettre en place, mais progressivement, ce sont les processus mêmes qui ont été remis en cause : quelles modalités de collaboration, de prise de décision et de délégation. 

La distance a mis en exergue les bons fonctionnements mais également les dysfonctionnement des entreprises, et les managers se sont retrouvés, très souvent sans formation préalable, dans une situation inédite pour eux. De nouvelles problématiques ont émergé, portant notamment sur les relations interpersonnelles et l’engagement des collaborateurs. Alors comment éviter le sentiment d’isolement et la perte de motivation chez son équipe et s’assurer que les objectifs à atteindre soient partagés par tous ? Comment recueillir et évaluer les nouvelles aspirations des collaborateurs dans ces temps compliqués ?

Les leviers à actionner pour manager efficacement ses équipes à distance

Afin d’accompagner ses équipes, qu’elles soient en partie au bureau ou en télétravail complet, le manager dispose de plusieurs leviers organisationnels basés sur la délégation et la confiance. Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques à mettre en oeuvre pour y parvenir : 

Co-construire le cadre de travail 

Pour maximiser l’implication des équipes dans un fonctionnement nouveau pour eux, il s’agira de les associer au choix des outils et des méthodes d’organisation et de valider ensemble les règles communes de travail. Vous pouvez retrouver ici la liste des outils et les conseils que nous vous donnions au mois de mars pour mettre en place le télétravail.  

Définir des objectifs clairs et des résultats chiffrés

Impossible de contrôler le travail quotidien de ses collaborateurs quand ceux-ci se trouvent à distance, c’est pourquoi il faut adopter un management axé sur des objectifs et des résultats. Vous pouvez mettre en place la méthode des OKR (Objectives and Key Results) qui consiste à communiquer sur des attentes claires à court terme, puis de demander à ses équipes de définir des objectifs ambitieux et des résultats clés (indicateurs chiffrés et bornés dans le temps) permettant d’apprécier l’atteinte d’un objectif donné. Cette méthode permet d’aligner l’ensemble des salariés vers un même macro-objectif

Communiquer souvent et par différents canaux

Une fois vos outils de communication choisis, n’oubliez pas d’organiser les conversations : par équipe, par projet, par thématique, à vous de voir ce qui est le plus pertinent pour que les échanges ne se mélangent pas et que les informations soient visibles par tous les intéressés. Il est important que chacun puisse paramétrer les notifications qui lui sont utiles. 
Il faudra également privilégier la visioconférence pour les réunions importantes : voir les expressions des personnes avec qui vous échangez vous permettra de mieux appréhender la communication non-verbale et faire passer les émotions. N’oubliez pas de mettre en place des temps de silence après vos interventions pour laisser aux collaborateurs le temps de répondre car les connexions ne sont pas toujours égales pour tous et des problèmes de latence peuvent apparaître.  
Enfin, n’oubliez pas que les mails sont destinés à de la communication asynchrone : tout le monde ne les consulte pas au même moment, et il faudra respecter le temps de traitement de chacun. 
 

Etre à l’écoute et donner du feedback

Un bon manager se doit d’être proactif dans le soutien envers ses collaborateurs, d’autant plus quand ceux-ci ne sont pas à proximité. Il est donc important d’aller au devant de leurs ressentis, pour détecter à temps ce qui ne va pas et prévenir les situations de crise. Il s’agira de se mettre dans une posture “lead & help” : accompagner, soutenir et aider vos collaborateurs dans leurs difficultés. 
Pour cela, vous pouvez ritualiser les réunions, les façons d’échanger, afin de mettre en place des points de synchronisation réguliers au cours desquels vous pourrez donner du feedback et en recevoir, afin de développer chez vos collaborateurs le sentiment de reconnaissance et de montée en compétences. Il peut être intéressant de formaliser cette reconnaissance en célébrant les réussites en équipe et en les partageant avec l’ensemble de l’entreprise.

Maintenir la cohésion

Une des plus grandes difficultés en ces temps confinés est de maintenir l’esprit d’équipe entre les collaborateurs. Il n’y a plus la machine à café autour de laquelle les discussions se mettent en place spontanément, on ne va plus se croiser dans les couloirs, on ne peut plus se retrouver à midi pour déjeuner ensemble, et pourtant c’est cette communication informelle qui permet de créer du lien entre les équipes, notamment entre les collaborateurs qui ne travaillent pas sur les mêmes projets et n’ont donc pas d’obligation d’échanger dans le cadre du travail. 
Pour garder la cohésion entre les membres de votre équipe, vous pouvez mettre en place des pause-cafés en visio ou bien créer un canal #pausecafé dans votre outil de communication interne dans lequel ils pourront échanger sur des sujets qui ne sont pas liés au travail et souffler un peu. Pour les grands groupes, vous pouvez même mettre en place des “random visio” : des temps courts de rencontre en visio entre des collaborateurs qui ne se connaissent pas. 

Il faudra également continuer (ou commencer) à chouchouter vos équipes avec des animations team-building pour les aider à garder le moral. Il existe de nombreuses possibilités d’activités qui sont réalisables à distance :  cours de sport, de yoga, de cuisine, même des escape game en visio ont vu le jour. Les agences événementielles rivalisent de créativité pour proposer des animations originales malgré la distance. Et même en interne, avec un peu d’imagination, il est tout à fait possible d’innover pour des team-buildings accessibles à tous : concours DIY, cuisine entre collègues ou encore pictionnary en ligne.
 

Trouver l’équilibre entre vie pro et vie perso

En fin de compte, pour un management efficace de vos équipes de travail, l’important est de réussir à trouver l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Pour gagner en efficacité et en sérénité, le slow working peut être une solution. Comme nous l’indiquait Maud Chevalier, Directrice associée d’Enjoy Your Business, lors de notre séminaire management d’octobre, en mettant à plat sa relation au travail, le slow worker travaille moins mais mieux, intelligemment plutôt qu’avec excès. 
En effet, le télétravail en confiance permet aux collaborateurs d’avoir une plus grande souplesse d’organisation dans leur planning et donne la liberté à chacun de travailler au moment où il est le plus efficace. Sans oublier que la suppression des temps de trajet entre le domicile et le bureau permet d’augmenter la productivité. L’entreprise et le salarié ont donc tout à gagner si le manager adopte un management à distance qui responsabilise, délègue, fait confiance pour gagner en efficacité et en qualité de vie au travail. 
 

Pour aller plus loin : 
ADN Ouest organisait au mois d’octobre dernier un séminaire sur “Les organisations et modes de management de demain” : vous pouvez retrouver les supports des intervenants dans notre espace ressources